La guía definitiva de Hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo de Google es una de las mejores herramientas que puede usar para almacenar datos, realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento y crear paneles e informes.

Pero si bien es una herramienta maravillosa con innumerables características y funcionalidades, puede ser difícil de entender para los principiantes, especialmente si necesita crear un informe o tablero de marketing rápidamente.

No es para preocuparse. Si está buscando comenzar con Hojas de cálculo de Google, está en el lugar correcto. En esta guía, veremos los beneficios de Google Sheets y lo guiaremos a través de algunos de los conceptos básicos para que pueda ponerse al día de manera rápida y eficiente.

Beneficios de las Hojas de cálculo de Google para marketing

Decir que los especialistas en marketing son personas centradas en los datos es quedarse corto. Entre el retorno de la inversión, el costo por adquisición y más, siempre buscan diferentes métricas e informes sobre el progreso.

Sin embargo, puede ser complicado mantener todos esos números correctos. Ahí es donde las hojas de cálculo son útiles. Con una hoja de cálculo bien organizada, los especialistas en marketing pueden analizar rápidamente conjuntos de datos sólidos y tomar decisiones más inteligentes e informadas sobre sus esfuerzos.

Presentado originalmente por Microsoft en 1987, Excel fue la herramienta de referencia durante años para crear hojas de cálculo. Pero cuando se introdujo la herramienta colaborativa basada en la nube Hojas de cálculo de Google en 2012, muchos usuarios se cambiaron a este nuevo recurso (¡gratuito!).

Hablemos de los beneficios de usar Hojas de cálculo de Google con fines de marketing antes de analizar las opciones más tradicionales (como una hoja de cálculo de Excel estándar).

• Está basado en la nube. Las hojas de cálculo basadas en la nube se guardan, almacenan y mantienen automáticamente a través de un servidor remoto. Eso significa que puede acceder a él en línea desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además: Hojas de cálculo de Google también está disponible sin conexión.
• Es gratis. No se requiere software costoso: Google Sheets siempre es 100% gratuito.
• Funciona en todos los dispositivos. Los especialistas en marketing modernos cambian de dispositivo a lo largo del día, y Google Sheets se adapta a ese comportamiento. Puede acceder y editar datos de Google Sheet desde una amplia variedad de dispositivos (como su teléfono inteligente, tableta y computadora).
• Los complementos están disponibles. Hablaremos de los detalles de los complementos para Hojas de cálculo de Google un poco más adelante, pero la mayor funcionalidad y flexibilidad de estas características adicionales hace que esta herramienta de hoja de cálculo sea aún más versátil y poderosa.

Quizás te estés preguntando: ¿Cuál es la diferencia entre Hojas de cálculo de Google y Excel? La respuesta corta es: precio, colaboración y flexibilidad.

Si bien Excel requiere una suscripción de software (que cuesta alrededor de $ 130), Google Sheets es gratuito para todos los titulares de cuentas de Google. En términos de colaboración, Excel requiere que guarde y envíe una nueva versión cuando se realizan ediciones, mientras que Google Sheets actualiza automáticamente un único archivo compartido para todos los miembros del equipo. Y finalmente, debido a que Google Sheets tiene la capacidad de adaptarse a muchas integraciones diferentes, a menudo es más flexible que una solución de software independiente como Excel.

Términos comunes de las Hojas de cálculo de Google que debe conocer

A continuación, familiaricémonos con algunos de los términos comunes y del lenguaje que se utilizan al hacer referencia a datos en Hojas de cálculo de Google.

• visión general: las columnas tienen conjuntos de celdas verticales.
• Fila: Las filas tienen conjuntos de celdas horizontales.
• Cela: las celdas son los puntos de datos únicos dentro de una hoja de cálculo de Google.
• rango: El rango se refiere a una selección de celdas en una columna, fila o ambas.
• Funciona: Función se refiere a operaciones integradas para la Hoja de cálculo de Google que se pueden usar para calcular valores rápidamente, manipular datos y más.
• Fórmula: Las fórmulas combinan funciones, filas, celdas, columnas y rangos para generar un resultado final particular.

Cómo usar hojas de cálculo de Google

Ahora estamos listos para sumergirnos en los procedimientos y lecciones más avanzados sobre el uso de Hojas de cálculo de Google.

Descripción de la barra de herramientas de Hojas de cálculo de Google

Una de las primeras cosas que debe hacer es dominar los íconos ubicados en la barra de herramientas de Hojas de cálculo de Google. Si lo hace, le ayudará a asegurarse de que está aprovechando al máximo sus capacidades y que está ahorrando tiempo con los atajos. Eche un vistazo a la captura de pantalla a continuación para identificar algunos de los íconos básicos y sus propósitos dentro de la barra de herramientas.

Fuente de imagen

Cómo crear una nueva hoja de cálculo

Cuando esté listo para crear una nueva hoja de cálculo, solo tendrá que seguir algunos pasos rápidos para comenzar. Abra Hojas de cálculo de Google y haga clic en «Archivo» > «Nuevo» > «Hoja de cálculo».

Una vez que cree su nueva hoja de cálculo, puede comenzar a agregar datos. Si desea trabajar con una hoja de cálculo existente de Excel, deberá importar esos datos a su nueva Hoja de cálculo de Google.

A partir de ahí, su archivo se cargará y se convertirá automáticamente en una hoja de cálculo de Google.

Compartir y proteger sus datos

Una vez que su hoja de cálculo de Google esté configurada y completada, querrá pensar en cómo compartir y proteger sus datos. Los datos se guardan automáticamente, por lo que no necesita preocuparse por esa parte. Puede seleccionar con quién comparte su archivo y si tienen permisos de edición, comentario o visualización. También puede proteger datos específicos dentro de su hoja para que aquellos que tienen acceso solo puedan editar ciertas celdas.

Para compartir un archivo:

1. Vaya a «Archivo» > «Compartir» (o simplemente haga clic en el botón azul Compartir en la esquina superior derecha)
2. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona con la que compartirá la hoja de cálculo
3. Asigne niveles de permiso (como «Solo ver» o «Puede editar»)
4. Haga clic en «Avanzado» y seleccione las condiciones de privacidad adicionales necesarias

Para proteger los datos:

1. Vaya a «Datos» > «Hojas y rangos protegidos»
2. Elija «Rango» u «Hoja» (para proteger una hoja completa)
3. Selecciona los datos que te gustaría proteger
4. Haga clic en «Establecer permisos»
5. Elija mostrar una advertencia de error a cualquier persona que intente editar o personalizar los permisos de edición para ciertas personas.

Organización de datos en hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo de Google es una herramienta poderosa que puede contener una tono de la fecha. Eso significa que cuantos más datos tenga, más difícil será encontrarlos; ahí es cuando el filtrado resulta útil. Hojas de cálculo de Google tiene varios filtros que le permiten seleccionar los datos que desea ver y ocultar los que no.

Cómo ocultar datos

Google le permite ocultar filas o columnas enteras. Esto se vuelve útil cuando desea restringir las vistas para compartir o cuando desea controlar la cantidad de datos que está viendo en un momento dado. Para ocultar una columna, haga clic con el botón derecho en la columna que desea ocultar y luego seleccione «Ocultar columna». Cuando oculta una columna, aparecerán dos flechas en las columnas anterior y posterior. Haga clic en estos para restaurar la columna a vista completa.=

Cómo congelar filas y columnas

La congelación creará una fila o columna flotante a medida que se desplaza y mantiene los datos en esos campos dentro de su línea de visión. Por ejemplo, si usa la primera fila para etiquetar sus columnas, puede congelar esa fila para que no tenga que recordar qué es cada columna mientras se desplaza.

Para congelar una fila, seleccione «Ver» > «Congelar» > «1 fila» (o hasta X filas).

Cómo filtrar datos

¿Qué sucede si desea ver todos los datos en una sola columna que se ajusta a un determinado criterio? Aplicar un filtro. Los filtros le permiten seleccionar un criterio y cómo ese criterio se aplica a sus datos. Por ejemplo, puede filtrar su columna ‘Visitas al sitio’ para mostrar todos los valores superiores a 1000, o filtrar su hoja para todas las celdas que tienen la palabra «gato».

Para configurar un filtro, seleccione «Datos» > «Crear un filtro». Haga clic en el ícono de embudo que aparece en la columna, luego elija filtrar por condición, valor u orden alfabético o numérico. Su hoja solo mostrará datos que satisfagan sus criterios.

Más información sobre otras opciones de filtrado a continuación.

Cómo configurar y usar Google Sheets sin conexión

Si necesita usar Hojas de cálculo de Google sin conexión, simplemente siga los pasos que se describen aquí para activar el acceso sin conexión a sus hojas de cálculo.

Tenga en cuenta:

• Debes estar conectado a Internet.
• Necesitarás usar el Navegador Google Chrome (no use el modo de incógnito)
• Deberá instalar y habilitar la extensión de Chrome sin conexión de Google Docs.
• Asegúrese de tener suficiente espacio libre en su dispositivo para guardar todos sus archivos.

Desde allí:

1. Abre Chrome y asegúrate de haber iniciado sesión.
2. Vaya a drive.google.com/drive/settings.
3. Marca la casilla junto a «Sincronizar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google con esta computadora para que puedas editarlos sin conexión».
4. Para trabajar en archivos sin conexión desde una computadora, obtenga información sobre cómo instalar Backup and Sync.

Consejos avanzados de hojas de cálculo de Google

Ahora que comprende los conceptos básicos de Google Sheets, veamos algunos consejos avanzados para que pueda comenzar a usar Sheets como un profesional. Es útil tener estos consejos en el bolsillo trasero… incluso si todavía no los necesita.

Formato condicional y mapas de calor

El formato condicional aplicará formato automáticamente a una celda en función de una condición preestablecida. Por ejemplo, puede seleccionar resaltar una celda en rojo si el valor ingresado es inferior a 100 o dice «Error».

Los mapas de calor funcionan de manera similar en el sentido de que aplican una escala de color a las celdas según un criterio de mediana (los valores mayores que la mediana aparecerán más oscuros, mientras que los valores menores aparecerán más claros). Esto le ayuda a ver valores en un gradiente e identifica áreas de preocupación en las que centrar su atención.

Fórmulas de matriz

Las fórmulas de matriz pueden realizar varios cálculos a la vez y generar un valor basado en esos cálculos. Mientras que la mayoría de las fórmulas requieren que realice cada paso de forma independiente (p. ej., sume una fila y luego agréguela a la suma de la fila siguiente), las matrices hacen que los cálculos sean mucho más eficientes. Esto ayuda cuando se trabaja con grandes cantidades de datos.

macri

La función Macros registra una serie de pasos que le gustaría que Hojas de cálculo de Google repita cuando lo ordene. Por ejemplo, si trabaja con un nuevo conjunto de datos cada mes y necesita manipular esos datos en la misma secuencia cada vez, puede grabar una macro y hacer que Google haga el trabajo por usted.

10 fórmulas de hojas de cálculo de Google que debes conocer

Cuando haya ingresado sus datos y necesite hacer algunos cálculos numéricos rápidos, las fórmulas básicas pueden ayudarlo a encontrar las respuestas que necesita. Aquí hay algunas fórmulas de Google Sheets comúnmente utilizadas para acelerar su análisis de datos.

1. SUMA

Esta fórmula suma todos los valores dentro de un rango seleccionado.

=SUMA(rango)

2. PROMEDIO

Esta fórmula calcula el promedio de valores dentro de un rango.

=PROMEDIO(rango)

3. FILTRO

Esta fórmula devuelve una versión filtrada del rango de origen y solo devuelve filas o columnas que cumplen las condiciones especificadas. Esto es útil cuando se segmentan los datos por año o mes.

FILTRO(rango, condición1, [condition2])

4. ENCUENTRA

Esta fórmula devuelve la posición en la que se encuentra por primera vez una cadena dentro del texto. La fórmula Buscar distingue entre mayúsculas y minúsculas.

ENCONTRAR(buscar_para, texto_a_buscar, [starting_at])

5. CONTAR.SI

Esta fórmula devuelve un recuento condicional en un rango.

=CONTAR.SI(rango, criterio)

6. CONCATENAR

Esta fórmula le permite combinar valores de varias celdas en una celda, por ejemplo, nombre y apellido.

=CONCATENAR(Valor1, “ ”,Valor2)

7. BUSCARV

Esto significa búsqueda vertical. Esta fórmula busca una clave en la primera columna de un rango y devuelve el valor de una celda específica en la fila encontrada.

=BUSCARV(búsqueda_clave, rango, índice, [is_sorted]).

Aprender como hacer una BUSCARV en menos de un minuto.

8. DIVIDIR

Esta fórmula divide el texto en torno a un carácter o cadena específicos y coloca cada fragmento en una celda separada de la fila. Utilícelo cuando desee separar los nombres de los apellidos en una lista de clientes o posibles clientes.

=DIVIDIR(texto, delimitador, [split_by_each])

9. SUSTITUTOS

Esta fórmula reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena. Por ejemplo: podría reemplazar el nombre de un producto por uno nuevo en una hoja de texto publicitario.

= SUSTITUIR (texto_a_buscar, buscar_para, reemplazar_con, [occurrence_number])

10. APROPIADO

Esta fórmula edita el texto dentro de una celda al caso del título para que no tenga que formatear cada entrada manualmente.

=PROPIO (texto)

Para obtener más fórmulas que puede usar en Hojas de cálculo de Google, use la herramienta de búsqueda en la lista de funciones de la hoja de cálculo y encuentre la que necesita.

Funciones y habilidades de Google Sheets que debe conocer

Cómo crear una tabla dinámica

1. Seleccione las celdas con datos de origen que desea usar en su tabla dinámica. Notas: Cada columna necesitará un encabezado.
2. En el menú de la parte superior, haz clic en «Datos» > «Tabla dinámica». Haga clic en la hoja de la tabla dinámica (si aún no está abierta).
3. En el panel lateral, junto a «Filas» o «Columnas», haga clic en «Agregar» y luego elija un valor. Notas: A veces, verá tablas dinámicas recomendadas según los datos que haya seleccionado. Para agregar una tabla dinámica, en «Sugerencias», seleccione una tabla dinámica.
4. En el panel lateral, junto a «Valores», haga clic en «Agregar» y luego elija el valor que desea ver sobre sus filas o columnas. Puede cambiar cómo se enumeran, ordenan, resumen o filtran sus datos.
5. Junto a lo que desea cambiar, haga clic en la flecha hacia abajo.

Cómo eliminar duplicados

1. Seleccione la celda en la que desea eliminar la información duplicada.
2. Introduzca la función =ÚNICO(
3. Seleccione las celdas de las que le gustaría extraer datos
4. Cierra los paréntesis. Tu función debería verse así: =ÚNICO(A:A)

Cómo crear una lista desplegable

1. Junto a «Criterios», elige una opción:
2. Haga clic en «Datos» > «Validación de datos».
3. Seleccione la celda o celdas en las que desea crear una lista desplegable. Lista de un rango: elija las celdas que se incluirán en la lista.
4. Lista de artículos: Ingrese los artículos, separados por comas y sin espacios.
5. Las celdas tendrán una flecha hacia abajo. Para eliminar la flecha, desmarque «Mostrar el botón en la celda para mostrar la lista».
6. Si ingresa datos en una celda que no coincide con un elemento de la lista, verá una advertencia. Si desea que las personas solo ingresen elementos de la lista, elija «Rechazar entrada» junto a «En datos no válidos».
7. Clic en Guardar». Las celdas mostrarán una lista desplegable. Para cambiar el color de una celda según la opción, use el formato condicional (consulte la sección anterior).

Cómo hacer un gráfico

1. Seleccione las celdas que desea incluir en su gráfico. Para etiquetar su gráfico, agregue una fila o columna de encabezado.
2. Haga clic en «Insertar» > «Gráfico».
3. En el panel lateral, haga clic en «Datos» > en «Tipo de gráfico», elija un gráfico.
4. Para editar su gráfico, haga clic en «Personalizar».

Cómo combinar celdas

1. Resalte o seleccione un rango de celdas.
2. Haga clic con el botón derecho en las celdas resaltadas y seleccione «Formatear celdas».
3. Haga clic en el botón «Combinar» en la barra de herramientas, luego seleccione la opción de combinación que necesita.

Cómo descargar hojas de cálculo de Google

Si desea utilizar Excel u otra herramienta para analizar conjuntos de datos con su archivo, puede exportarlo fácilmente. Vaya a «Archivo» > «Descargar como». Luego decida qué formato necesita.

Si necesita más ayuda para comenzar, la forma más rápida de obtener un curso intensivo sobre el uso de Hojas de cálculo de Google es acceder a la Hoja de referencia gratuita de Hojas de cálculo de Google, que describe los conceptos básicos sobre:

• Personalización de datos de hojas de cálculo
• Trabajar con filas, columnas y celdas
• Compartir/colaborar dentro de su hoja de cálculo
• Guardar y proteger su información
• Uso de funciones clave

También puede acceder a la Biblioteca de consejos para obtener más consejos sobre el uso de Hojas de cálculo de Google.

Dónde encontrar las mejores plantillas de hojas de cálculo de Google

La creación de nuevas hojas de cálculo desde cero puede llevar mucho tiempo, así que no reinvente la rueda si no es necesario. En su lugar, busque plantillas de Hojas de cálculo de Google preexistentes que pueda personalizar y usar para sus propios esfuerzos. Veamos algunos lugares diferentes donde puede encontrar plantillas listas para usar para sus esfuerzos de marketing.

1. HubSpot

La biblioteca de plantillas de Hojas de cálculo de Google de HubSpot es una mina de oro de recursos para el profesional que necesita configurar una hoja de cálculo rápidamente. En esta biblioteca, encontrará una plantilla para cualquier tipo de documento que pueda necesitar, incluido un presupuesto comercial, un análisis competitivo, un informe de gastos, un panel de marketing y más. Solo tienes que introducir los números y personalizar los campos. Esta opción es ideal si está buscando una plantilla individual.

De lo contrario, podrías disfrutar descargando la plantilla gratuita de HubSpot equipos Los paquetes a continuación contienen plantillas de Hojas de cálculo de Google diseñadas para potenciar un equipo de marketing de alto rendimiento.

• Paquete gratuito de plantillas de Hojas de cálculo de Google: ¿No quiere buscar en una biblioteca completa y descargar plantillas una por una? Descargue este kit de inicio para impulsar su proceso de creación de hojas de cálculo.
• Plantillas de presupuesto de marketing gratuitas: estas plantillas de presupuesto de marketing personalizables son ideales para realizar un seguimiento de sus gastos en marketing de productos, contenido, publicidad paga y más.
• Plantillas de calendario editorial gratuitas: no necesita un software costoso para comenzar a planificar su calendario de publicación. Utilice estas plantillas para empezar. También se sincronizan con Google Calendar para que ninguna publicación quede sin publicar o se pase por alto accidentalmente.
• Plantilla de planificación de marketing por correo electrónico: esta plantilla de planificación de marketing por correo electrónico lo ayuda a conceptualizar, refinar y programar sus campañas para aumentar el ROI y optimizar sus resultados.

2. Galería de plantillas de Google

Este complemento gratuito de Hojas de cálculo de Google le brinda acceso a docenas de plantillas diferentes directamente dentro de Hojas de cálculo de Google. No hay necesidad de descargar un documento externo o hacer una copia de un editor en el que no confíes. En esta herramienta, puede acceder a plantillas para gestión de proyectos, cronometraje y elaboración de presupuestos. El único inconveniente es que es difícil ver las vistas previas de las plantillas, porque las miniaturas son bastante pequeñas.

3. Plantilla.net

Template.net tiene una amplia biblioteca de plantillas de Hojas de cálculo de Google que puede previsualizar fácilmente y personalizar según sus necesidades. Si bien la biblioteca no es tan específica de marketing, aún ofrece mucho para que los especialistas en marketing realicen un seguimiento del ROI de sus campañas, como esta plantilla de presupuesto de marketing en redes sociales. Recomendamos dedicar un tiempo a investigar este recurso para encontrar una plantilla que funcione para usted.

4. Resorte de bloque

De todos los recursos de esta lista, este es el más singular. ¿Por qué? Porque estas no son plantillas viejas y simples en las que puede ingresar los números y listo. Las plantillas de Blockspring están conectadas con servicios de terceros para extraer datos en su hoja de cálculo. En lugar de tener que vincular manualmente su hoja de cálculo a estos servicios de terceros, las plantillas de Blockspring lo hacen por usted.

Por ejemplo, la plantilla titulada «Obtenga ideas de contenido sobre un tema mediante el análisis de ‘Rascacielos'» utiliza datos de Moz y Bing para obtener una lista de ideas de contenido directamente en la hoja de cálculo, sin tener que usar Moz o Bing. Solo tiene que colocar el tema en el campo apropiado y la hoja de cálculo se completará por sí sola.

El único inconveniente de usar las plantillas de Blockspring es que debe realizar algunos pasos adicionales para que funcionen. Debe descargar el complemento Blockspring en Hojas de cálculo de Google y luego seguir algunas instrucciones simples para poner en funcionamiento la plantilla.

¿No ha encontrado las plantillas de Hojas de cálculo de Google que funcionan mejor para usted? Echa un vistazo a algunos resúmenes que recomendamos:

Los mejores complementos de Google Sheets

Para aumentar su eficiencia en Hojas de cálculo de Google, considere usar complementos. Aqui hay algunas sugerencias:

PulsaClics

Reúna sus datos de publicidad en redes sociales y búsqueda paga en una sola hoja de cálculo y conviértalos en hermosos tableros de informes que se enorgullecerá de mostrar a sus gerentes y directores de equipo. Esta es una herramienta paga que comienza en $29/mes.

Guión de aplicaciones de Google

Google Apps Scripts ofrece una forma de ampliar la funcionalidad de su espacio de trabajo de Hojas de cálculo de Google más allá de lo básico. El lenguaje de secuencias de comandos en la nube le permite crear, editar y leer su Hoja de cálculo de Google a través de una integración con otras aplicaciones de Google. Recomendado para usuarios avanzados y desarrolladores. Consulte la documentación aquí.

Datos en todas partes

Comparta datos entre Excel, bases de datos locales, Salesforce y Google Sheets, sin importar ni exportar ningún archivo. Eso significa que si está utilizando Excel y desea sincronizar automáticamente los datos con Hojas de cálculo de Google, puede hacerlo sin necesidad de volver a cargar el documento en Hojas de cálculo.

Paquete de herramientas de análisis XLMiner

Hacer análisis estadístico con funciones. Debido a que Analysis ToolPak era originalmente un complemento de Microsoft Excel, esta es una excelente herramienta para usted si ingresa a Hojas de cálculo de Google después de ser un usuario de Excel.

Complemento de herramientas eléctricas para hojas de cálculo de Google

Optimice las operaciones de rutina, como eliminar duplicados y buscar valores específicos. También puede comparar hojas, lo cual es muy útil si está trabajando con dos hojas de cálculo similares. Esta es una herramienta paga que comienza en $29.95/año.

supermétricas

Cree un sistema de informes comerciales para SEM, SEO, análisis web y redes sociales. SuperMetrics no solo convierte una gran cantidad de datos en un formato más digerible, sino que también realiza actualizaciones automáticas, por lo que no es necesario extraer manualmente los datos cada vez que desee ver un resumen de su rendimiento.

Hojas Clearbit

Cree listas de correo electrónico dirigidas y califique clientes potenciales rápidamente. Este complemento es una excelente opción si ya está familiarizado con una herramienta como LinkedIn Sales Navigator. Cumple una función similar, solo que los datos viven en su propia hoja de cálculo privada, por lo que no es necesario iniciar sesión en LinkedIn cada vez que desee ver datos de prospectos.

Hojas de cálculo de Google es imprescindible para todos los equipos

Esta guía rápida de Hojas de cálculo de Google debería ayudarlo a comenzar a trabajar mientras la aprovecha para sus esfuerzos de marketing. Desde un seguimiento más eficiente de diferentes métricas hasta una mejor planificación de su contenido y una colaboración más fácil con su equipo, esta herramienta puede ayudarlo a tomar decisiones más inteligentes y respaldadas por datos que generan resultados significativos para su marca.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2018 y se actualizó para que sea más completa.